Vergi mükellefi olan işletmeler, Vergi Usul Kanunu (VUK) uyarınca gerçekleştirdikleri tüm finansal faaliyetleri kayıt altında tutmak zorundadır. Büyük defter olarak da bilinen defterikebir ve yevmiye defteri kapsamında kayıt altına alınan finansal faaliyetler yıl sonunda yetkililer tarafından denetime tabi tutularak tasdik edilir. Fiziki olarak tutulan bu defterlerin dijital ortama taşınması ise e-Defter uygulaması ile mümkün olur.
e-Defter, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yönetilen bir uygulamadır. Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulmaya başlanması ile birlikte işletmeler maliyetten denetime, mevzuata uygunluktan raporlama işlemlerine kadar birçok konuda avantaja sahip olur. e-Dönüşüm çerçevesinde hayata geçirilen e-Defter uygulaması belirli kıstasları haiz olan tüzel ve gerçek kişiler için zorunluluk arz eder.
e-Defter uygulaması ne işe yarar?
Elektronik ortamda oluşturulan, saklanan ve gerektiğinde ibraz edilen ticari defterler, e-Defter uygulaması kapsamında yer alır. e-Defter uygulamasına geçiş yapmak e-Fatura kullanıcıları için zorunluluk hâlindedir. e-Defter uygulamasının kapsamı, gerçekleştirilen düzenlemelerle her yıl genişlemektedir. Böylelikle e-Dönüşüm dahilinde adım adım tüm ticari faaliyetlerin dijital ortama taşınması hedeflenmektedir.
e-Defter uygulamasına başvurmak için gerekenler tüzel ve gerçek kişilere göre değişiklik gösterir. Tüzel kişilerin başvuru işlemini işletmelerine ait mali mühür ile gerçekleştirmeleri gerekir. Gerçek kişiler ise kendilerine ait mali mühür ya da elektronik imza ile e-Defter başvuru işlemini tamamlayabilir.
Aynı anda hem e-Defter hem de fiziki defter tutmak mümkündür değildir. Dolayısıyla e-Defter uygulamasına geçiş yapıldıktan sonra fiziki defterlerin kapanışı gerçekleştirilir. Tüm bu süreç tamamlandıktan sonra tüzel ve gerçek kişiler finansal hareketlerini dijital ortamın sunduğu avantajlar kapsamında e-Defter uygulaması üzerinden kayıt altına alabilir.
e-Defter uygulaması sayesinde finansal hareketlerin kaydedilmesi, saklanması ve denetlenmesi doğru, hızlı ve pratik bir şekilde gerçekleştirilir. Hem işletmeler hem de denetimden sorumlu yetkili birimler için büyük kolaylık sağlayan e-Defter uygulaması birçok konuda benzersiz fırsatlar sunar.
Maliyetlerin düşürülmesi, iş yükünün hafiflemesi, mevzuata uygunluk ve doğru raporlama gibi konularda fayda sağlayan e-Defter uygulaması sayesinde işletmeler verimlilik ve kârlılık bakımından bir adım öne geçer.
e-Defter uygulaması kullanma avantajları nelerdir?
e-Defter uygulaması kullanmayı tercih eden işletmeler birçok bakımdan avantajlı konumda yer alır. e-Defter uygulamasının işletmelere kazandırdığı avantajları şu şekilde sıralamak mümkündür:
- Fiziki defter tutmak için gereken kâğıt, baskı ve arşivleme maliyetlerini büyük oranda azaltır.
- Defter tutma işini daha kolay, hızlı ve pratik bir hâle dönüştürür.
- Muhasebe departmanının iş yükünü hafifletir.
- Defter tutma işini mevzuata uygun şekilde otomatize ederek hatalı işlem gerçekleştirme riskini düşürür.
- Arşivlenen kayıtların güvenli bir şekilde muhafaza edilmesini sağlar.
- Güvenli ve organize bir şekilde saklanan kayıtlara saniyeler içerisinde erişmeyi mümkün kılar.
- Finansal verilerin analizi ve raporlaması için daha geniş olanaklar sunar.
- Kâğıt kullanımını azaltan çevreci bir çözümdür.
